Прошу прощения за — разбираем во всех подробностях

Как попросить прощения в деловом стиле

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.

  1. Когда требуются деловые извинения
  2. Каким способом извиниться
  3. Как правильно извиниться
  4. За беспокойство
  5. За неудобства
  6. При задержках
  7. За звонок в нерабочее время
  8. За ошибку
  9. При опоздании
  10. За поведение
  11. Как попросить прощения у начальника

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

  • произошла задержка;
  • не выполнены определённые требования;
  • работа сделана не по образцу;
  • произошло недоразумение или неприятная сцена;
  • между людьми возникло недопонимание;
  • человек хочет получить повторное объяснение требований или задач.

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Каким способом извиниться

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

  1. Если требуется задать вопрос по заданию или требованиям, то извиниться нужно в самом начале обращения. Для такой цели подойдёт телефонный звонок или письмо на электронную почту.
  2. Если недоразумение произошло при личном общении, можно извиниться через некоторое время, вновь встретившись лицом к лицу с человеком или отправив ему СМС-сообщение.
  3. При задержке или невыполнении определённых требований стоит отправить деловое письмо.

Как правильно извиниться

В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.

Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.

За беспокойство

Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.

Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».

В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.

За неудобства

При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.

Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.

При задержках

В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.

Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».

В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.

За звонок в нерабочее время

Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».

Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.

За ошибку

Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.

Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».

При опоздании

Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.

Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.

За поведение

Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.

Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.

Как попросить прощения у начальника

Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.

Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.

Как правильно извиняться в тексте

4 составляющих извинения, которое загладит почти любой конфликт.

Редактор и копирайтер с 2006 года. Работал с «Яндексом», «Тинькофф», «Сбером», Utair и другими компаниями. Считает себя «универсальным солдатом», любит людей. Увлекается плёночной фотографией, живёт и работает в Берлине.

К каждому редактору, который трудится в проекте, связанном с продажей товаров и услуг (то есть практически в любом), рано или поздно прибегает менеджер с горящими глазами. И менеджер говорит: «Слушай, у нас беда! Мы тут облажались, товар не отгрузили, сайт упал, перепутали заказы! Одним словом, срочная задача — надо написать что-то. Ну, извиниться как получится».

Редактор улыбается, садится за Google Docs и спустя полчаса отдаёт текст. А в тексте — как-то так:

Уважаемый клиент! В связи с техническими особенностями при отгрузке товара и оказании услуг случились трудности. Мы оповестим вас в отдельном письме, когда ситуация будет разрешена. Администрация.

Такой подход к извинениям — не шутка, а суровая правда. Я встречал её во всех компаниях: от небольших стартапов на три человека до гигантов рынка с тысячами людей и акциями на бирже. Извиняясь, их сотрудники пытаются:

  • Не использовать «грубых» слов, называя произошедшее ситуацией, временными трудностями и ограничениями.
  • Пишут в пассивном залоге: «Было произведено отключение сайта». Как будто отключение это взял и произвёл какой-то неизвестный мерзавец.
  • Используют стиль, из-за которого читатель испытывает стыд, что он вообще пользовался услугами.
Читайте также:
Как пережить расставание с мужчиной? (видео)

В сумме эффект от такого извинения часто получается противоположным. Клиент злится ещё сильнее, начинает выкладывать переписку в соцсети, а компания, скорее всего, теряет покупателя навсегда.

Как правильно

Хорошо извиняться в тексте — это необходимый редакторский минимум, которым владеет только небольшая часть авторов. Сейчас мы это исправим.

Хорошее извинение состоит из нескольких частей.

Повторить проблему за собеседником

Это основа любой извинительной коммуникации. Повторяя проблему своими словами, мы признаём, что она есть, и убеждаемся, что мы её правильно поняли.

Здравствуйте! Спасибо, что написали. Как мы поняли, вы купили у нас «Макбук Про» с доставкой. Ноутбук должны были доставить 12 августа до 16:00. Однако 12 августа курьер с «Макбуком» не приехал, а позвонил только вечером, около 20 часов. В это время вы уже уехали в отпуск и получить долгожданный ноутбук не смогли.

Искренне извиниться

Просто честно и прямо скажите: это наша вина. Мы понимаем вашу боль. Простите.

Мы понимаем, что вы очень рассчитывали на новый ноутбук в поездке. То, что наш курьер не доставил его вовремя, — полностью наша вина. Хотим извиниться перед вами за это.

Объяснить причину

Хорошее извинение подкреплено действиями, которые, в свою очередь, не позволят такому ещё раз случиться в будущем. Это поможет сохранить клиента — он понимает, что ситуация больше не повторится, а компания умеет делать выводы из своих ошибок.

Мы разобрались в ситуации. Оказалось, что курьер с ноутбуком попал в лёгкое ДТП на машине. Но вместо того, чтобы быстро сообщить нам об этом и передать заказ другому сотруднику, начал решать проблему с ДТП. Мы обсудили с сотрудниками эту ситуацию и выработали правило — в случае любых нарушений доставки наши курьеры будут в первую очередь передавать покупки коллегам и только после решать свои дела.

Выдать компенсацию

В ситуации, когда клиент пострадал, важно выдать компенсацию. Речь не обязательно идёт о деньгах на счёт, подарках или скидках. Компенсация может быть и нематериальной: приглашение на обед или ужин с руководителем вашей компании, участие в закрытом мероприятии или распродаже в числе первых.

Конечно, мы вернём 100% стоимости ноутбука в ближайшие 1–2 дня. Однако мы будем рады компенсировать свою ошибку другим способом — доставить вам ноутбук той же комплектации в любое место, где вы окажетесь в ближайшие 2–3 дня. Все расходы на доставку будут на нас, само собой. Если вы не против такого варианта, просто сообщите нам свой номер телефона и адрес, и мы всё устроим.

Короткое сообщение

Такая модель хорошо работает, даже когда нет задачи писать большое и довольно личное письмо. Её можно уместить и в поп-ап, и в смс:

С 14 до 16 часов наш сервис работает со сбоями. Причина — техническая неисправность. Просим прощения. Мы сообщим вам в письме сразу, как ситуация будет решена. Средства во время простоя списываться не будут.

обложка: Klop Morgen / WikiMedia / Colowgee для Skillbox Media

Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались

Проблемы бывают у любого бизнеса, но клиентам все равно, кто виноват — ваш сотрудник, сбой электричества или шальной метеорит. Чтобы в сложной ситуации сохранить клиентов и репутацию, нужно уметь извиняться. Как это правильно делать в email рассылках, расскажет наша статья.

Содержание

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение

Стоит извиниться, если какие-то действия или проблемы с вашей стороны причинили подписчику неудобство, разозлили или огорчили. Например, из-за проблем с сайтом не получилось применить промокод или записаться на мероприятие, или в рассылке сделали фактическую ошибку, например, перепутали дату вебинара или имя самого клиента. В общем, по всем причинам, из-за которых клиент потерял деньги, время или испытал негативные эмоции.

Важно! Извиняйтесь только за ошибки, которые несут последствия для клиентов и репутации компании. Мелкие ошибки, вроде орфографических, просто вносите в чек-лист, чтобы проверять перед отправкой.

Что писать в письме с извинениями

Главное в письме с извинениями — человечность. Важно показать, что вам не все равно и вы хотите исправить положение. Давайте по пунктам разберем, как правильно извиниться в письме.

Объясните, что случилось

Искренне напишите, почему произошел косяк. Может, был сбой в системе или ошибся кто-то из сотрудников, всякое бывает. Постарайтесь объяснить это неформальным языком:

У нас на сайте сломались формы, и пока через сайт заказать нельзя. Мы уже чиним их и сообщим, когда все заработает.

Признайте ошибку и извинитесь

Не делайте вид, будто так и должно быть. Не пытайтесь свалить ответственность на кого-то еще. Извинитесь, но не теряйте самоуважения и не лебезите, это не конец света.

Расскажите, как исправляете ситуацию

Подтвердите слова делом — напишите, как именно команда устраняет проблему. Старайтесь даже технические моменты описывать простым языком, это покажет, что вам действительно важно держать клиентов в курсе.

Важный момент — не затягивайте с письмом. Даже если не можете исправить сразу, напишите, что нашли ошибку, работаете над ней и сообщите, когда все снова будет в порядке. Если не можете исправить, честно напишите об этом и попытайтесь сделать что-то, чтобы загладить неприятную ситуацию.

Читайте также:
Если мужчина не говорит о своих чувствах: рассказываем вопрос

Пошутите (если уместно)

Немного самоиронии не помешает. Попробуйте аккуратно обыграть ситуацию и снять напряжение. Только не переборщите, чтобы ненароком не обидеть кого-нибудь неудачной шуткой. Например, зоомагазин случайно прислал пустое письмо и извиняется за такой бесполезный спам:

Верный вариант письма:

Сегодня прислали вам письмо с одним только изображением кота. Извините за такой омуррчительный спам, за беспокойство дарим дополнительную скидку — 10% по промокоду ЛАПКИ.

А вот и целое письмо:

Предложите бонус

Размер бонуса будет зависеть от тяжести вашей ошибки. Если перепутали дату вебинара — это не критично, просто пришлите правильную и объясните ситуацию. Другое дело, если из-за вашего косяка клиент потерял время или деньги, например, не смог воспользоваться скидкой или вовремя записаться на курс. Тут уже понадобится бонус, который перекроет размер потери. Была скидка 5% — сделайте 10%. Не успел записаться на курс — запишите на поток в порядке исключения и верните часть денег, либо сделайте скидку на следующий.

Важно! Чтобы найти подходящий бонус, поставьте себя на место клиента. Поймите, какие неудобства возникли из-за этой ситуации, подумайте, как это исправить и что его порадует.

Попробуем написать пример письма с извинениями. Например, человек купил билет на поезд, а рейс отменили. Ехать ему все равно нужно, поэтому постараемся подобрать альтернативные варианты, а за неудобство, которое получилось с нашей стороны, дадим скидку. Письмо напишем простым, человечным языком, объясним, что произошло и как исправить ситуацию, и извинимся.

Пример письма с извинениями

Примеры писем-извинений

Ребята из агентства «ЛидМашина» извиняются за неработающие формы записи на курсы. Чтоб исправить ситуацию, набор на курсы продлили. Письмо-извинение обыграно забавной гифкой, а сама ситуация — текстом письма: мы налажали и теперь знаем, что сделать, чтобы этого не повторилось. И вас научим так не лажать!

Письмо с извинениями от агентства «ЛидМашина»

«Гринпис» кратко извиняется за неправильную ссылку в письме. В этом случае достаточно извинения и правильной ссылки, особенно если речь о некоммерческой активности:

Письмо с исправленной ссылкой на петицию от «Гринпис»

Команда онлайн-университета GeekBrains извиняется за неправильную дату в предыдущей рассылке. Милая и содержательная иллюстрация к письму, указаны правильные даты, а в качестве бонуса — скидка на все анонсированные профессии:

Письмо с исправленной датой от онлайн-университета GeekBrains

А вот пример не очень качественного письма с извинением. Торговая площадка TMall от AliExpress извиняется за неправильные цены в письме из-за непонятной «технической ошибки». Понятно, что площадка не может дать бонус сразу за всех продавцов, которые на ней работают, но подписчику все равно неприятно — он мог уже запланировать покупку по более привлекательной цене. В общем, больше похоже на отписку, а не извинение:

Письмо с исправленными ценами от TMall

А вот необычный пример хорошего письма-извинения, где много текста. Twitter извиняется за баг, из-за которого пароль аккаунта мог попасть в чужие руки. Никакого бонуса здесь не будет, ведь соцсеть бесплатная.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Располагает к себе человеческий тон письма:

  • технические термины описаны доступным языком;
  • рассказано, что могло произойти и что на самом деле произошло;
  • есть советы, как на всякий случай обезопасить свой аккаунт;
  • компания извиняется за произошедшее и благодарит за доверие.

Письмо с извинениями за баг в безопасности от Twitter

А вот как раз случай, когда ошибка влияет только на репутацию компании, но не доставляет подписчикам неудобства. AnywayAnyday извиняются за то, что копирайтер перепутал два Ростова: такая ошибка недопустима для компании из сферы туризма. Легкая доля самоиронии присутствует, есть забавный мем:

Письмо с извинием за перепутанные названия городов от AnywayAnyday

Что стоит запомнить

Ошибки совершают все, но далеко не все умеют признавать вину и исправлять положение. Правильное извинение может спасти вашу репутацию, главное — сделать это искренне и вовремя, и при необходимости предложить бонус.

Извинение потребуется, когда ошибка или проблема компании нанесла вред ее репутации или причинила неудобства клиентам.

Что написать в извинительном письме:

  • признать проблему и извиниться;
  • рассказать, что делаете, чтобы исправить ситуацию;
  • предложить компенсацию, которая покроет время или деньги, потерянные клиентом.

Важно написать извинение простым языком и человечным тоном, чтобы оно не было похоже на безликую отписку. Можно пошутить, если получилось придумать забавную и необидную шутку, и как-то обыграть ситуацию.

Извиняться — это не страшно. Это значит, что вам важна репутация компании и отношение ваших клиентов. Главное — успокойтесь, отнеситесь к ситуации с юмором и постарайтесь сделать так, чтобы клиенты полюбили вас еще сильнее, а проблема больше не повторялась. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы рассылка с извинениями выглядела круто и дошла адресатам. Мы всегда на вашей стороне!

Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Читайте также:
Как избавиться от страха смерти?

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Коллтрекинг

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов.

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне.

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив.

Как оформить письмо-извинение:

  1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
  2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
  3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
  4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
  5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

  1. Извинения.
  2. Основная часть.
  3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение.

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем.

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил.

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения.

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

  • компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
  • компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации.

Читайте также:
Дева мужчина телец женщина — изучаем все нюансы

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное.

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

  • покупателю пришлось срочно ехать в офис;
  • приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
  • на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

Виджет обратного звонка для сайта

  • Повысьте конверсию сайта на 30%
  • Экономьте на тарифах: от 5 рублей в минуту
  • Адаптируйте форму под ваш сайт. Без разработчика
  • Используйте гибкие настройки показа
  • Стройте отчеты по звонкам: от показа виджета до ключевого слова

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски.

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела.

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Мы совершенно неправильно извиняемся. А как надо?

Автор фото, Getty Images

Ученые приносят извинения за то, что совершенно запутались с изучением извинений. Новые открытия в этой сфере крайне редки, потому что правильно организовать такое исследование очень трудно – примерно так же трудно, как установить, болит ли голова у дятла.

Синди Франц, психолог из Оберлинского колледжа (штат Огайо, США), тем не менее, пытается. “Однажды я попробовала провести в лаборатории исследование, где кто-то совершил бы неблаговидный поступок – такой, за который хотелось бы извиниться”, – рассказывает она.

“Но логистика оказалась очень сложной – по этическим причинам. Вы не можете вынудить человека совершить нечто ужасное, требующее немедленного и искреннего раскаяния, в лабораторных условиях”.

  • “Прошу прощения за плохой пример”. Папа ударил женщину по руке и потом извинился
  • Создатели “Южного парка” издевательски извинились перед китайскими властями
  • Джастин Трюдо: “Я не помню, сколько раз носил темный грим”
  • За что и перед кем приходилось извиняться журналистам

Большинство ученых прибегает к гипотетическим вопросам (“Представьте, что Сэм только что проехал по вашей ноге колесом своего автомобиля”) или обращается к воспоминаниям, которые заведомо предвзяты и ненадежны (“Расскажите, как вы извинялись перед своей матерью”). К тому же, наши культурные различия запутывают дело еще больше.

Однако в выжженной пустыне исследований извинений есть и свой оазис. Около 20 лет психолог из японского Университета Кобе Ёсуке Оцубо изучал по всему миру, как люди приносят извинения, и в конце прошлого года опубликовал пятую из шести работ, в которой добавил важнейшие инструкции для тех, кто хочет научиться извиняться искренне и эффективно.

Читайте также:
Правила общения по телефону: разбираем в общих чертах

Когда просите прощения, лучше всего расплачиваться за свою вину очень дорогим подарком, жертвовать чем-то дорогим для вас.

Например, корпорация, поступившая неправильно в отношении своих клиентов, может в знак раскаяния выдать им дорогие подарочные сертификаты, а частное лицо может попытаться загладить свою вину тем, что откажется от важной поездки (“Я отменил все свои планы на эти выходные и проведу субботу с тобой”).

Конечно, идея подарков ради прощения стара, как мир. Однако оригинальный вклад Ёсуке Оцубо и суть его открытия состоят в том, что подарок должен быть направлен вовсе не на обогащение получающего.

Мы быстро, просто и понятно объясняем, что случилось, почему это важно и что будет дальше.

Конец истории Подкаст

“Мое исследование показало: главное, что имеет значение, – это цена для обидчика”, – говорит он. Другими словами, подарок должен причинять боль тому, кто его вручает.

Работа Оцубо демонстрирует, что это справедливо как для групп, так и для отдельных лиц, как для публичных, так и для частных извинений в таких очень разных странах, как США, Южная Корея, Нидерланды, Индонезия, Чили, Япония и Китай.

Он приводит пример: популярная японская певица Минами Минегиси попросила прощения у своих поклонников за поведение, нарушающее ее контракт (запрет на отношения с молодыми людьми), обрив голову наголо и продемонстрировав этим, насколько дороги ей карьера и отношения с фанатами. При этом она подчеркнула, что больше никогда не сделает ничего такого, что нанесет вред этим отношениям.

Для тех из нас, кто привык ходить вокруг да около и мямлить “ну прости меня, ты же понимаешь, как это произошло, я вовсе не хотел/а. “, это настоящий концептуальный сдвиг: цель извинений – не в том, чтобы сказать “прости” и объяснить свое прошлое поведение, а в том, чтобы показать, насколько вы дорожите отношениями и полученным уроком.

При этом надо убедительно обещать, что плохое поведение с вашей стороны никогда не повторится (и ваш подарок слишком дорого вам стоил, чтобы снова прибегать к таким извинениям).

Восстановление самоуважения

Помимо подарков, остальные правила принесения извинений довольно просты и понятны, говорит Эми Эбесу Хаббард, декан факультета коммуникологии Гавайского университета в Маноа (США): признайте ответственность за совершенное, за вред и страдания, нанесенные вашим поступком, обещайте примерно вести себя в будущем, предложите неотложные меры по исправлению ситуации и продемонстрируйте искренность раскаяния.

Слова “простите” и “приношу извинения” обязательно должны прозвучать, хотя не все перечисленные составные части необходимы в случае мелких прегрешений.

Автор фото, Getty Images

Возвращение к совершенному промаху, анализ его во время принесения извинений очень нежелательны, поскольку только укрепляют в памяти обиженного обстоятельства случившегося

Еще в одном недавнем исследовании, опубликованном в журнале Американской ассоциации маркетинга Journal of Marketing, добавляется интересный пункт: начинайте со “спасибо за. “, особенно если речь идет о не очень серьезных случаях.

“Вместо того, чтобы говорить “извините за долгое ожидание”, лучше сначала скажите “спасибо за ваше понимание” или “спасибо за ваше терпение”, подчеркивает ведущий автор исследования Сяоян Ден, доцент маркетинга в Фишеровском бизнес-колледже Университета штата Огайо (США), проведшая семь исследований поведения американских и китайских студентов, а также работников компании Amazon в ситуациях, связанных со срывами назначенных встреч, а также плохим обслуживанием в ресторанах и при покупках.

“Показывая, насколько высоко вы цените ваших клиентов, пострадавших от ваших поступков, вы повышаете их самооценку. Что, в свою очередь, ведет к повышению их удовлетворенности ситуацией”.

Кроме того, она рекомендует не возвращаться к подробностям допущенного промаха, поскольку это только укрепит его в памяти обиженных людей. Вместо этого просто безоговорочно признайте свою ошибку.

В качестве правила запомните: благодарность и извинения лучше всего работают в тандеме, говорит Синди Франц.

“Ощущение того, что вас высоко ценят другие, – это ключевая психологическая потребность, и ваша благодарность поможет залатать поврежденную вашим поступком самооценку”, – подчеркивает она.

“Благодарность восстанавливает самоуважение, а извинения показывают, как вы намерены вести себя в будущем”.

Автор фото, Getty Images

Извинения по-японски: глаза в пол

Эти рекомендации поддерживаются работой Элисон Вуд Брукс, доцента управления предпринимательской деятельностью бизнес-школы Гарварда. Она (вместе с одним из коллег) в настоящее время погружена в изучение настоящего кладезя извинений – архивов слушаний по предоставлению УДО виновным в самых разных преступлениях, от превышения скорости до убийства.

Она обнаружила, что более эффективны извинения с обещаниями хорошего поведения в будущем. А вот извинения, включающие в себя объяснения, почему совершено нарушение или преступление, не имеют такого результата.

Например, члены комиссии по досрочному освобождению не любят, когда им говорят: “Я вел автомашину пьяным, потому что очень устал и хотел поскорее уехать. Полностью принимаю на себя вину за это неверное решение”.

А вот то, что они хотят услышать: “Я планирую дважды в неделю посещать собрания группы “Анонимных алкоголиков”, а по воскресеньям ходить в спортзал”.

По словам Брукс, из результатов ее исследования можно сделать вывод, что объяснений прошлых проступков и оправданий по их поводу надо избегать.

Читайте также:
Если мужчина телец не пишет — разбираемся тщательно

Важно и правильно выбрать время. До сих пор охотно цитируемое, исследование Синди Франц носит говорящее название “Лучше поздно, чем рано”: не стоит извиняться слишком быстро, это не даст хорошего результата, отмечается в нем.

“Цель извинений – помочь жертве вашего поступка почувствовать, что ее услышали и поняли, и убедить в том, что виновник так больше не сделает, – говорит Франц. – Таким образом, ваши поспешные и суетливые извинения, сделанные до того, как обиженный сам выскажется, ничего не дадут”.

Искренность извиняющегося

Разговаривать с экспертами по извинениям очень занятно, потому что они воспринимают все происходящее в мире как серию извинений, хотя порой и не могут припомнить подробностей причиненных обид.

Автор фото, Getty Images

Ёсуке Оцубо, психолог из университета Кобе, считает, что самое лучшее извинение – расплатиться за свою вину таким подарком, который дорого обойдется дарящему

Все мои собеседники согласны с тем, что публичные извинения, которые не адресованы конкретно тому, кто обижен, совершенно бесполезны. А таковых – 98%.

Классический пример – политик, пойманный на том, что изменяет жене. Такой политик обычно приносит публичные извинения своим избирателям, а уж потом, внутри этих извинений, по ходу дела, просит прощения у обманутой супруги.

“Это выглядит несколько странно”, – говорит Эбесу Хаббард, подчеркивая, что сторонние наблюдатели и те, кому адресованы извинения, могут воспринимать уровень искренности извиняющегося совершенно по-разному.

“Самое главное – признает ли тот, кому приносятся извинения, их искренность”. А что думают другие, неважно.

Она высоко оценивает действия губернатора штата Кентукки Энди Бэшера, который в конце апреля назвал мошенником человека, зарегистрировавшегося на получение пособия по безработице под именем знаменитого рэпера Тупака Шакура. Оказалось, тем не менее, что это настоящее имя, и житель Кентукки, полный тезка покойного рэпера, обиделся.

“Тогда Бэшер сделал всё так, как и следует, когда хочешь правильно извиниться”, – подчеркивает Эбесу Хаббард.

Сначала он позвонил Шакуру, чтобы попросить прощения лично, затем публично заявил, что обидел человека, полностью признал свою вину и – что крайне важно – высоко оценил великодушие реального Тупака Шакура.

Впрочем, образец корпоративных извинений – это действия сети KFC в 2018 году, считает Эдвин Баттистелла, автор книги “Сожалею об этом”. Язык публичных извинений”.

Столкнувшись с проблемой доставки курятины в свои рестораны, KFC опубликовала в газетах извинения перед клиентами, в иллюстрациях к которым на привычном логотипе буквы поменялись местами – “FCK”.

Кроме того, в “Твиттере” компания написала: “Курица перешла дорогу, но не зашла в наш ресторан”, что спровоцировало настоящий шквал юмористических комментариев.

“Они очень здорово вышли из положения, – говорит Баттистелла. – Сумели подшутить над собой”.

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайтеBBC Worklife.

Письма с извинениями компании. Примеры шаблонов и правил написания

Извиниться, если ты не прав — правило хорошего тона, которое так же применимо к отношениям клиента и компании. Если фирма совершила ошибку, самым правильным решением будет составить письмо с извинением.

В отличие от тех же писем с предложениями о сотрудничестве (позитив), письма-извинения (негатив) обычно пишут из-за неисполнения фирмой обязательств по договору, форс-мажора или конфликта между сотрудником компании и клиентом. Следовательно, нужна несколько иная тональность текста.

Впрочем, написать письмо с извинениями не сложнее, чем любой деловой текст. Базовая структура писем с извинениями такова:

  • Адрес и обращение к получателю.
  • Краткое описание ситуации, за которую вы извиняетесь.
  • Само извинение.
  • Предложение сгладить возникший инцидент, предложив клиенту что-либо в качестве компенсации (опционально, желательно).
  • Меры, которые вы предприняли, чтобы таких ситуаций не возникало (опционально, желательно).
  • Подпись отправителя или компании.

Как видите, ничего необычного в схеме такого письма нет. Ниже даны еще несколько советов, которые помогут вам загладить свою вину перед клиентом и не ухудшить ваше положение.

Главные правила принесения извинений в письмах компании

Никакой оборонительной позиции. Защищаться и оправдывать свои действия вполне естественно, но это уже не назовешь извинением (к тому же, от обороны до обвинения адресата один шаг). Конечно, при необходимости можно объяснить и дать человеку понять, что именно произошло, но не пытайтесь «откреститься» от своей вины, если решились на такой тип письма.

Избегайте ложных извинений. Есть несколько способов передать, казалось бы, одну и ту же информацию. Сравните две фразы: «Прости, что я тебя обидел» и «Жаль, что ты обиделся». Слова вроде похожие, но смысл у фраз абсолютно разный. Если первое предложение — искреннее сожаление, то второе просто перекладывает ответственность на чужие плечи. Фильтруйте такие фразы.

Только искренность. Самое важное в письме с извинениями — искренние эмоции. Если ваше письмо слишком жесткое или безличное, читатель вряд ли оценит такой жест. Постарайтесь представить, что чувствует другой человек, отреагируйте соответствующим образом. Также может быть полезно прочитать письмо вслух перед его отправкой, чтобы убедиться, что оно звучит естественно.

Краткость все ещё сестра таланта. Часто людям трудно перестать извиняться после того, как они совершили ошибку . Постарайтесь ограничить количество слов и выразить ваше сожаление в одном-двух абзацах.

Старайтесь быть максимально убедительными и позитивными. Люди это ценят и отлично принимают. А чтобы максимально пропитаться такими навыками, очень рекомендуем два тома книги по убедительно-позитивному копирайтингу от П. Панды

Правильное письмо компании с извинением клиенту может превратить негативный опыт в положительный, расстроенного покупателя — в лояльного, а плохую репутацию — в отличную. Давайте разберём несколько шаблонов деловых писем-извинений, чтобы лучше понимать, как структурно должны выглядеть подобные документы и какие у них существуют клише.

Читайте также:
Через сколько можно развестись — познаем вопрос

Пример письма компании с извинением клиенту

Уважаемый Юрий Петрович!

Я, Яковлев Денис Николаевич, пишу вам это письмо от имени компании ABC Digital TV, чтобы извиниться за ошибку, допущенную с нашей стороны.

В мае вы обратились в нашу службу поддержки клиентов, так как у вас перестало работать кабельное телевидение. Наш специалист по обслуживанию клиентов отметил, что это технический сбой с нашей стороны, поскольку вы уже произвели полную оплату. Несмотря на это, нам удалось восстановить соединение лишь через 10 дней.

Мы понимаем, что вы столкнулись с неудобствами из-за технической неполадки в нашем головном офисе, и очень сожалеем об этом. Чтобы искупить свою вину, следующий календарный месяц подписка на кабельное телевидение будет для вас бесплатна.

Еще раз приносим извинения за причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы простите нам этот инцидент и останетесь нашим постоянным клиентом.

Письмо с извинением за плохое обслуживание

Уважения Юлия Андреевна!

Я, от лица кафе «ABC», хочу принести вам извинения за низкий уровень обслуживания, с которым вы столкнулись в субботу 24 июня.

Мы получили с вашей стороны жалобу на то, что обслуживание в нашем заведении было очень плохим и не соответствовало прежнему уровню. Мы провели беседу с менеджером и официантами, и выяснили, что в тот день из-за наплыва большого количества гостей приготовление блюд занимало больше времени, чем обычно.

Прошу прощения за плохое обслуживание и уверяю, что в следующий раз вам не придется так долго ждать заказ в нашем кафе, поскольку мы решили нанимать дополнительный персонал на выходные. Еще раз приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Директор кафе «ABC»

Письмо-извинение за перенос собеседования

Уважаемый Пётр Иванович!

Я, менеджер компании ABC, хотел бы извиниться от лица нашей компании за отмену вашего собеседования во вторник.

Иванова Оксана Александровна, которая должна был проинтервьюировать вас на этой неделе, уехала в незапланированную командировку, поэтому собеседование невозможно провести в условленный нами срок.

Мы ценим вообще желание стать частью нашей команды. Приносим извинения за неудобства, с которыми вы вынуждены столкнуться. Мы постараемся, чтобы такая ситуация больше не повторилась. Новая запланированная дата прилагается к этому письму в приложенном документе. Мы надеемся, что эти изменения не стесняют ваши планы.

Если у вас есть дополнительные вопросы или предложенная дата вам неудобна, пожалуйста, свяжитесь с нашим отделом управления по телефону 111-111-111 или по электронной почте customers@petr-panda.ru

Менеджер компании ABC

Письмо компании с извинением за отмену заказа

Уважаемый Сергей Петрович!

Примите наши искренние извинения за трудности, которые возникли у вас из-за неправильной обработки вашего последнего заказа. Нам очень жаль, что эта проблема причинила вам столько беспокойства.

В компании ABC мы стремимся предоставлять лучшие продукты и услуги и удовлетворять запросы наших клиентов. К сожалению, из-за кадровых изменений проблема, с которой вы столкнулись, осталась незамеченной в процессе обработки заказа.

На данный момент мы устранили неполадки и уже отправили ваш заказ на ваш адрес. Во вложении мы направляем вам купон со скидкой 25% в качестве извинения . Если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу, пожалуйста, задайте мне их по электронной почте или телефону, указанному выше.

Письмо-извинение сотрудника компании за срыв сроков

Уважаемый Иван Андреевич!

Я, Иван Петров, работник отдела кадров, хочу выразить свои искренние извинения за то, что не отправил отчет в срок. По моей вине у вас возникли неприятности, о чем я искренне сожалею.

Причина несоблюдения сроков состоит в техническом сбое моего рабочего компьютера. В день отправки отчета он вышел из строя, и мне не удалось оперативно устранить поломку. Я полностью осознаю, что, пропустив срок сдачи документа, я поставил ваш отдел в критическую ситуацию.

Я хочу уверить вас, что подобные проступки больше не повторятся в будущем. Мне очень жаль, что вашим сотрудникам пришлось столкнуться с неприятностями из-за моей ошибки.

Иван Петрович Пандов

Письмо компании с извинением за плохой сервис

Спасибо, что обратились в нашу службу поддержки клиентов службы доставки еды XYZ.

Приносим извинения за неудобства, вызванные заказом, которые мы доставили вам вчера вечером. Согласно нашим данным, вы подали жалобу в обратную связь на неполный заказ. Вы заказали два хотдога и один кофе, а получили только один хотдог и кофе.

Сейчас мы изучаем этот вопрос, чтобы выяснить, чья это была ошибка. А пока мы хотели бы подарить вам извинительный промокод в 50%. Мы уверяем вас, что подобное не повторится, и мы будем более внимательно относится к доставке блюд для наших клиентов.

Служба доставки еды XYZ

Пример письма компании с извинениями клиенту

Это команда обслуживания клиентов ABC!

Мы столкнулись с многочисленными жалобами на проблемы с сетевым подключением в вашем регионе. Приносим свои извинения за доставленные вам неудобства.

Чтобы решить вашу проблему максимально эффективно, просим вас прислать нам место, где вы столкнулись с этой проблемой, чтобы мы как можно скорее отправили туда группу технических специалистов для тестирования сети.

Мы, как сетевой провайдер, понимаем важность стабильного соединения и всегда стремимся к наилучшим результатам. С нетерпением ждем адреса, чтобы мы разрешили вопрос как можно скорее.

Команда обслуживания клиентов ABC

Пример письма с извинением за пропущенную встречу

Уважаемый Илья Семёнович!

Я выражаю искреннее сожаление о том, что пропустила вашу лекцию сегодня, 12 сентября в 17:00. Мне очень приятно, что вы пригласили меня на ваше мероприятие, и я глубоко сожалею, что я не смогла быть на нем в качестве слушателя.

Я хотела бы извиниться от имени всех моих сотрудников и себя за то, что я пропустила вашу встречу, а также не смогла вовремя уведомить вашу команду. Я надеюсь, что мое отсутствие не слишком омрачило вас и выражаю надежду, что смогу присутствовать на ваших следующих мероприятиях.

Письмо-извинение за некорректное поведение сотрудника

Уважаемая Екатерина Семеновна!

От имени компании ABC я хочу принести свои искренние извинения за негативный опыт общения с нашим менеджером по работе с клиентами.

Мы сожалеем, что менеджер Александр не помог в решении вашей проблемы и повесил трубку вместо того, чтобы перевести ваш звонок к другому специалисту. Я понимаю ваше разочарование из-за того, что вам пришлось снова ждать, пока освободится оператор, из-за чего вы потеряли своё время.

Мы делаем все возможное, чтобы обучать каждого из наших сотрудников тому, как правильно решать проблемы наших клиентов, в том числе как перенаправлять вопросы, с которыми они не могут помочь.

Начиная с этой пятницы, мы будем требовать от представителей нашей службы поддержки запрашивать в клиентов номер в начале каждого разговора (на случай, если звонок прервется). Мы также проведем обязательную проверку, чтобы убедиться, что наши сотрудники осведомлены о правилах перевода звонков.

Я хочу поблагодарить вас за то, что вы обратили наше внимание на этот вопрос. Мы всегда ищем способы улучшить наши услуги, и ваши отзывы — неоценимая часть этого процесса.

Директор компании ABC

Письмо-извинение покупателю от компании

Уважаемый Вячеслав Фёдорович!

Спасибо, что обратились в службу поддержки. Нам очень жаль, что с вас дважды списали оплату за один и тот же товар. Мы осознаём, что ошибка была на нашей стороне.

Мы выяснили, что ошибка возникла из-за сбоя компьютера в нашей автоматизированной системе выставления счетов. Для предотвращений таких проблем в будущем в систему вносятся обновления.

Мы вернули вам полную сумму одного из списаний на ваш банковский счёт. Также мы дарим вам промокод на сумму 500 рублей на следующие покупки, чтобы сгладить негативные впечатления, которые возникли у вас при заказе с нашего сайта.

Спасибо, что обратили наше внимание на проблему — это помогает нам становится лучше.

Пример письма с извинением за отмену мероприятия

Уважаемая Полина Романовна!

С сожалением сообщаем вам, что наш семинар ABC отменен из-за небезопасных погодных условий.

Из-за аномальных осадков мы не сможем провести мероприятие в соответствии с графиком. Приносим извинения за неудобства, которые может вызвать эта отмена. Безопасность наших гостей и докладчиков — забота номер один для нашей компании.

Мы надеемся, что сможем перенести этот семинар на более поздний срок и отправим вам электронное письмо, как только новая дата будет утверждена. На данный момент мы возвращаем деньги всем нашим гостям, которые планировали посетить это мероприятие. Стоимость вашего билета будет возвращена на ваш банковский счет в течение 1-3 рабочих дней.

Письмо-извинение за совершенную ошибку — шанс подтвердить свою хорошую репутацию и показать свой подход к работе с клиентами. Признать свою неправоту и предложить решение по устранению проблемы — единственный правильный способ удержать покупателя. Вывод прост: даже в бизнесе нужно уметь просить прощения и «подвигаться», если ситуация спорная.

Читайте также:
Признаки манипуляции в отношениях — разбираем все нюансы

Используйте примеры шаблонов писем с извенениями компаний для усиления полодительных откликов клиентами и создания более позитивного официально-делового имиджа.

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Как правильно извиниться и искренне попросить прощения

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Несмотря на благие намерения, случается, что в отношениях, личных или профессиональных, одна из сторон бывает обижена или огорчена.

Возможно, вы неправильно выбрали слова или не пожалели чувства партнёра, а в некоторых случаях ваши действия могли быть не так поняты.

Вы почувствуете облегчение, поговорив с обиженным вами человеком. (Image source: Envato Elements)

Как бы то ни было, вы собираетесь извиниться перед кем-то за что-то. Так как иногда бывает трудно не задеть ваших коллег, друзей и родных в пылу спора, вам нужно научиться просить прощения и справляться с этими неловкими ситуациями.

Умение правильно и искренне извиняться важно, если вы хотите строить длительные отношения как на работе, так и вне её.

Что значит извинение и к чему оно приводит?

Вы помните, как вам говорили “извините”, но прощать вам не хотелось, потому что эти извинения были неискренними? Если да, то вы знаете, что извиняться надо уметь.

У хорошего извинения есть два признака:

  1. Видно, что человек стыдится своих слов или действий.
  2. Осознание, что его действия, преднамеренные или нет, вредят человеку, перед которым он извиняется.

Мало просто сказать «извините» и оставить все как есть. Вы должны проявить раскаяние и понимание, что ваши действия причиняют боль кому-то другому. Только при таких условиях можно начать восстанавливать свои отношения.

Признание вами своей ошибки помогает обиженному вами человеку избавиться от несправедливого обвинения. Со своей стороны, принятие ответственности укрепляет вашу репутацию честного и порядочного человека, а также дает вам больше уверенности на будущее. Вы почувствуете облегчение, поговорив с человеком, которого вы обидели.

Список деловых и личных ситуаций, требующих извинений

Список служебных и бытовых ситуаций, которые требуют хороших извинений:

Читайте также:
Как приворожить любимого?

1. Работа и бизнес

  • технически неточное или несвоевременное выполнение задачи
  • опоздание на встречу
  • пропущенные электронные письма или звонки
  • разногласия по поводу цены и объёма работ
  • недоразумения по поводу реализации проекта
  • несоответствие вашим обещаниям или заявлениям
  • ваши непредвиденные расходы
  • непредвиденные задержки, например, по причине ожидания одобрения из департамента или по вине поставщика

2. Семья, друзья и личные отношения

  • забывчивость по поводу подарков
  • опоздание на вечеринку
  • игнорирование сообщений друга или члена семьи
  • материальные разногласия, такие как несогласие с тратами на отпуск, подарки или продукты
  • неуместные высказывания

Что будет, если вовремя не извиниться

Непризнание или полупризнание своей вины повредят вашим отношениям с друзьями, семьей и коллегами. Это отдалит вас от близких друзей, с которыми вы регулярно общались. Это может обострить служебные отношения до такой степени, что вы не сможете общаться с коллегами не только по работе, но и в обеденный перерыв.

Более того, вы лишитесь возможности участия в захватывающих проектах, потому что вам будет неудобно рядом с человеком, который на вас злится или вас просто не пригласят по причине ссоры. Ваши товарищи и коллеги могут отстраниться, если ссора разгорелась и это может повлиять на ваши возможности по работе.

Менеджеры могут чувствовать себя оправданными, не извиняясь за свои ошибки, особенно в ситуациях, когда их сотрудники частично виноваты. Умение извиняться является частью эффективной стратегии лидерства. Никто не хочет работать с боссом, который не признаёт свои ошибки. Это создаёт опасную среду безответственности, поскольку подчинённые станут перекладывать свою вину на нижестоящих, как это делает их начальник.

Учимся извиняться

Вы уже поняли, что неискренние извинения могут нанести ущерб вашим отношениям. Настало время узнать, как извиниться в следующий раз, если возникнет такая ситуация.

Ниже приводится пятишаговая структура извинений психологов Steven Scher и John Darley, которая была опубликована в Journal of Psycholinguistic Research.

1. Выражайте раскаяние в своих поступках

Начните со слов «Я прошу прощения» или «Я извиняюсь», а затем опишите словами ваше раскаяние по поводу произошедшего. Вы должны помнить и конкретно говорить о том, за что вы извиняетесь.

Например, вы говорите: «Мне жаль, что я кричал на вас, мне стыдно из-за того, что я не сдержался».

2. Сочувствуйте обиженной стороне

Следует показать, что вы знаете, какие из ваших слов причинили боль другому человеку и выразить своё сожаление. Чем конкретнее вы примете обиду другого человека, тем более искренними будут ваши извинения.

Примеры того, что вы можете сказать:

«Мне не стоило кричать, что мы никак не можем договориться о том, что делать с видео-проектом. Это было неправильно, потому что вы, вероятно, чувствовали смущение, когда на вас кричали перед всей командой».

Это извинение прозвучит искренне, потому что в нём конкретно указан проступок (кричит о видеопроекте), извиняющийся понимает чувства обиженного им (смущенно) и признаёт неловкость положения на виду у коллег.

Ниже приведены фразы на подобный случай:

  • Я был не прав, потому что .
  • Я не должен был этого делать, потому что .
  • (То, что я сделал) заставило вас чувствовать (негативные эмоции), и это было плохо .

Прочитайте это пособие, чтобы узнать больше о сочувствии:

3. Признание ответственности

Фразы «Извините, но…» и «Извините, если вы почувствовали…» не будут искренними, потому что «но» и «если вы чувствовали» после извинения звучат как оправдание ваших действий.

Вы часто слышите такие извинения от политиков, руководителей компаний и всех, для кого пишут речи. Но не только их авторы грешат этим, в пылу спора легко смешать извинения с объяснениями и оправданиями.

У вас будет возможность объяснить свою точку зрения, поэтому не приплетайте её к извинениям. Вы можете объяснить свое поведение позже, когда человек, которого вы обидели, успокоится и сможет вас выслушать.

Но что, если не вы источник злости, которую вызвали? Например, что, если ваш начальник установил крайний срок выполнения работы, но не предоставил для этого необходимые материалы?

Перекладывание вины может облегчить ваши переживания, но может и обострить ситуацию. Вместо этого лучше сосредоточиться на решении проблемы.

«Выразите клиенту сожаление, извинитесь за недопонимание и задайте вопросы, чтобы помочь разобраться в корне проблемы, а не пытайтесь свалить вину», – предлагает статья on Maryville University’s blog.

Поэтому, если ваш клиент злится на затяжку времени, вы должны признать его разочарование: «Извините, у нас возникло недопонимание (их жалоба)». Затем поверните разговор на тему их видения решения этой ситуации в будущем.

У вас трудности в отношениях с вашим боссом? Читайте эти руководства:

4. Предложить возместить ущерб

Вы выразили раскаяние, сочувствие и признали свою ошибку. Многие люди сочли бы это достаточным, но здесь отсутствуют два важных аспекта, оба из которых призваны улучшить настроение обиженной стороны.

Как улучшить настроение пострадавшего? Во-первых, предложите что-то сделать для них.

Обещайте что-то сделать взамен. Можно сказать: «Как я могу помочь?». Или просто предложите исправить то, что их расстроило.

Например, вот, что вы можете сказать после разногласий с вашим коллегой,

«Я сожалею, что усомнился в вашей способности создать презентацию для продукта XYZ. В следующий раз вы сделаете это самостоятельно, чтобы продемонстрировать свои навыки всей команде».

Будьте аккуратны в своих предложениях компенсации. Ваше предложение должно быть соразмерно вашему промаху и вашим сожалениям об этом.

Читайте также:
Дева мужчина телец женщина — изучаем все нюансы

5. Обещание перемен

Извинение не имеет смысла, если вы собираетесь продолжать в том же духе. Вот почему обещание перемен имеет решающее значение в ваших извинениях.

Пообещав исправить ситуацию, вы можете сказать: «С этого момента я собираюсь (как вы планируете изменить свое поведение), чтобы я не (ваше оскорбление)».

Постарайтесь выполнить это обещание, в противном случае ваши следующие извинения будут звучать фальшиво, независимо от степени вашего сожаления.

Как написать письмо с извинениями

Если человек, которого вы обидели, не хочет вас видеть, необходимо отправить письмо с извинениями или принести официальное извинение.

При написании письма с извинениями, помните:

  • Пишите кратко. Не нужно пересказывать всю историю о том, что пошло не так.
  • Не преувеличивайте.
  • Не вините другого человека.
  • Делайте это искренне и профессионально.

Формальные письма с извинениями бывают разными, но этот урок посвящён трём аспектам:

  1. личные извинения
  2. извинения за других
  3. общие извинения

Теперь давайте посмотрим тексты для каждого типа извинений:

1. Личные извинения

Как следует из названия, оно пишется от вашего имени. Это письменная версия порядка извинений, указанного выше.

Пример личного письма из Grammarly

2. Извинения за других

Случай, когда вы приносите извинения от чьего-то имени, чаще всего своего сотрудника. Это могут быть извинения от имени своих детей или членов семьи.

Ниже приведен пример извинения начальника от имени торгового представителя.

Извинения от WriterExpress.com

3. Общие извинения

Вам случалось видеть извинения политиков, руководителей компаний и знаменитостей. Но любой, кто обидел группу людей, может принести извинения.

Ниже приведен пример на случай, если вам нужно извиниться перед клиентами по поводу проблемы в вашей компании:

Пример взят на HubSpot

В статье на Front вы найдёте другие примеры apology letters.

3 вещи, которые следует учитывать при извинении

Извиняться трудно, независимо от того, за что ты извиняешься и перед кем. Надеемся, что приведенные ниже советы облегчат вам задачу.

1. Не думайте, что извинение это проигрыш

Извинения не делают вас хуже; это просто означает, что вам дороже сохранение отношений. Извинения также не означают, что вы «отступаете», это нормально, иначе зачем извиняться, если вы не ошибаетесь?

2. Не ожидайте прощения сию минуту

Просьба о прощении не означает требования о нём. Извиняясь, вы даете другому человеку возможность обдумать его чувства и реагировать на ваши извинения так, как он считает нужным.

Если ваши извинения не принимают, вы можете либо снова извиниться и подчеркнуть свою готовность исправить ситуацию, либо просто принять, что вас не хотят простить. Если это серьезное недоразумение или ошибка, возможно вам придётся извиниться несколько раз, прежде чем вы сможете восстановить доверие и прежние отношения.

3. Следите за своей речью и жестами

Ваши жесты, выражение лица и тон вашего голоса влияют на восприятие. Постарайтесь выглядеть так, чтобы ваши извинения не звучали саркастично.

Законные последствия извинения

Ваши адвокаты могут посоветовать не извиняться, если ваше заявление может быть истолковано как признание вины и, как следствие, подвергнет компанию судебному разбирательству.

Если вы не уверены в необходимости извинений от имени вашей организации, рассмотрите следующие вопросы:

  • Является ли ситуация, за которую вы извиняетесь, нарушением закона? Можно ли это воспринимать как правовое нарушение?
  • Связан ли проступок с основными продуктами, услугами и ценностями компании?
  • Как отреагируют на ваше заявление клиенты, поставщики и сотрудники?
  • Готова ли компания изменить свою деятельность, чтобы избежать дальнейших инцидентов?

Ознакомьтесь с руководством в Harvard Business Review для получения дополнительной информации по вышеуказанным вопросам.

Извинения могут быть использованы в качестве доказательств в судебном разбирательстве, поэтому жертва может использовать их в поддержку своего дела. Как ваши извинения могут сработать против вас, зависит от их языка. Например, выражение «мне жаль, что это случилось с вами» не обязательно означает, что вы или ваша компания виноваты. Заявление просто выражает ваше сочувствие тому, что произошло.

Хорошо то, что одних извинений не будет достаточно, чтобы обернуть дело против вас, поскольку «истцу все равно придётся предоставить доказательства, подтверждающие детали их дела», – говорит Atty. Joseph Fantini из юридической фирмы Rosen Injury.

«К извинениям не всегда относятся отрицательно. Многие суды и присяжные приветствуют их. Тот факт, что вы извинились, может быть использован как смягчающий фактор и повлияет на ход дела. Отказ от раскаяния или извинений может иметь очень серьёзные последствия».

Вы должны быть осторожны в выражениях. Сосредоточьтесь на трудностях или неприятностях, которые испытала другая сторона, а не на том, что их вызвало. Скажите «я понимаю…» или «это должно быть неприятно», чтобы избежать путаницы в признании вами своей вины.

Помните 5-шаговый шаблон извинений

Вспомните эти шаги в следующий раз, когда вам предстоит извиняться:

  1. выразить раскаяние
  2. сопереживание
  3. признать ответственность
  4. внести компенсацию
  5. обещать изменить

Поначалу будет трудно привыкнуть к такому способу извинений, поэтому продолжайте работу, пока привычка просить прощения не станет вашей второй натурой.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: